Ψυχολογία

Πέντε τρόποι για να κάνετε τις συναντήσεις εργασίας σας πραγματικά αποτελεσματικές (και όχι χάσιμο χρόνου)

Σίγουρα ξέρετε τι εννοούμε: αυτή η αίσθηση της ανικανότητας που σας εισβάλει όταν μια σύσκεψη παρατείνεται ώρες και ώρες (μέχρι να χάσετε περισσότερο ή λιγότερο την επιθυμία να ζήσετε), αλλά δεν προχωράτε καθόλου στο κύριο θέμα.

Υπάρχει τρόπος να αποκτήσουμε κάτι ξεκάθαρο, να επιλύσουμε και να προχωρήσουμε με τους στόχους εργασίας μας στις συναντήσεις; Μιλήσαμε με τους εμπειρογνώμονες και αυτά είναι τα κλειδιά που μας έχουν δώσει έτσι ώστε οι συναντήσεις σας να μην είναι μια μαύρη τρύπα χάνοντας χρόνο.

Υποθέσαμε ότι οι συναντήσεις αποτελούν μέρος του τρόπου λειτουργίας του 21ου αιώνα, είναι περίπου ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται καλά μπορεί να βοηθήσει όλους τους εργαζομένους να βελτιώσουν τα έργα στα οποία εμπλέκονται: "Από τότε που μπήκα στον κόσμο της δουλειάς, πίστευα πάντα ότι οι συναντήσεις εργασίας κακοποιούνται και συχνά κακοποιούνται", λέει η Sonia R. Muriel, διευθυντής HR και συγγραφέας ενός διάσημου ιστολογίου που ειδικεύεται στη διοίκηση ανθρώπων. "Ποιος δεν αισθάνθηκε τεμπέλης όταν ρωτήθηκε να συμμετάσχει σε μια συνάντηση που ξέρει ότι δεν πρόκειται να είναι χρήσιμη; Ή έχει πολλά πράγματα να κάνει και έχει πιαστεί σε μια ατελείωτη συνάντηση στην οποία έπεσε σε πολλαπλές χωρίς να φθάσει σε τίποτα συγκεκριμένο; "

Είναι αναπόφευκτο να ρωτήσετε ποιο είναι το κύριο λάθος γιατί οι συναντήσεις εργασίας είναι χάσιμο χρόνου και όχι το αποτελεσματικό εργαλείο που πρέπει να είναι. Για να απαντήσουμε σε αυτή την ερώτηση, είχαμε την Eva Cantavella, επαγγελματία κατάρτισης στον τομέα της ανθρώπινης αξιολόγησης και ειδικός επικοινωνίας, συν-συγγραφέα του βιβλίου Efficient Meetings και του blog του Meetingseficaces.blogspot.com.

Κατά τη γνώμη του, το κύριο πρόβλημα είναι "η έλλειψη καθρέφτη., μας λέει, "Όσοι είναι υπεύθυνοι για τις συναντήσεις σπάνια αμφισβητούν τον εαυτό τους, οι περισσότεροι θεωρούν ότι εάν η συνάντηση δεν ήταν παραγωγική, είναι λάθος άλλων (δεν θέλουν να ακούν, δεν θέλουν να καταλάβουν, δεν θέλουν να συμμετάσχουν, έχουν έρθει χωρίς προετοιμασία, τότε δεν κάνουν τίποτα ...) Πιστεύουμε ότι κάποιος μαθαίνει από λάθη, αλλά είναι μια ελλιπής φράση που μαθαίνει από την αντικειμενική ανάλυση των λαθών και πολλοί διευθυντές συνάντησης δεν το κάνουν ».

Αλλά το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να απαλλαγείτε από τη κακή σας φήμη και να προσπαθήσετε να οδηγήσετε μια πιο θετική αντίδραση, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μην το βλέπουν ως τιμωρία αλλά ως ευκαιρία βελτίωσης. Σύμφωνα με πρόσφατες μελέτες που πραγματοποιήθηκαν από τον Joseph A. Allen και τον Steven G. Rogelberg, μια καλά οργανωμένη συνάντηση δεν πρέπει να αποτελεί παρασύρει την παραγωγικότητα (ούτε μια πλάκα που συνθλίβει το ηθικό μας), αλλά ένα κίνητρο για τους εργαζόμενους να συμμετέχουν ενεργά, να εμπλέκονται και να αισθάνονται περισσότερο αφοσιωμένοι σε αυτό που κάνουν. Συνοπτικά: θα δώσουν περισσότερα στα έργα και η εταιρεία θα κερδίσει μεγαλύτερη απόδοση της επένδυσής τους. "Οι συναντήσεις είναι απαραίτητες, αλλά είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να συγκαλούμε αποτελεσματικές συναντήσεις ώστε να μην σπαταλάμε τον πολύτιμο χρόνο μας και αυτόν των άλλων", Εξηγεί η Sonia R. Muriel.

Ποιο είναι το πρώτο βήμα για να γίνουν πιο παραγωγικοί;

Για τον εμπειρογνώμονα μας σε αποτελεσματικές συναντήσεις, η Eva Cantavella, το πρώτο βήμα είναι να επανεξετάσουμε την προετοιμασία: "Αυτό σημαίνει όχι μόνο να ετοιμάζω αυτό που θα πω για να επιδείξω και ότι όλοι σκέφτονται" τι καλός επικοινωνία είμαι ", αλλά να ρωτήσω τις καλές ερωτήσεις, ξεκινώντας από το πιο σχετικό":

1.- Χρειάζομαι πραγματικά μια συνάντηση για "αυτό";

2.- Τι πρέπει να γνωρίζουν οι άλλοι για να προετοιμάσουν καλύτερα τη συνεισφορά τους;

3.- Ποιος είναι ο βασικός και ποιος είναι μόνο "διακοσμημένος"; (τα έξτρα θα πρέπει να είναι μόνο στις ταινίες)

4.- Πόσο καιρό θα έπρεπε αυτή η συνάντηση να διαρκέσει;

5.- Τι μπορώ να βρω;

Κάποτε στη συνάντηση, για την Εύα το κλειδί είναι η μέση: "Δεν εννοώ τα εκατοστά που θα ήθελα να μειώσω, αλλά η ευελιξία και οι τεχνικές που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση των egos, απρόβλεπτα γεγονότα, συγκρούσεις, αποκλίνοντα ενδιαφέροντα, επικρίσεις, ευαίσθητα ερωτήματα ..."

Και τέλος, το βήμα για την επένδυση εκείνου του χρόνου είναι αποτελεσματικό να αναγκάσετε τον εαυτό σας να εξαγάγει σαφή συμπεράσματα: "Δεν είναι το ίδιο με μια συνάντηση που τελειώνει στο συμπέρασμα." Και, φυσικά, η Eva Cantavella μας θυμίζει, για να είμαστε πολύ σαφείςΔεν είναι το ίδιο να προετοιμάσουμε μια συνάντηση ως παρουσίαση.

Σίγουρα θα ποντάρετε καθώς διαβάζετε όλα αυτά. Και την ίδια στιγμή σκέφτεστε: "Ναι, αλλά πώς μπορώ να κάνω τις συναντήσεις μου για να μην επιβαρύνω και να παρακινήσω το προσωπικό αντί να γίνω καφέ για μένα και για τους συναδέλφους μου;"

1.-Ακολουθήστε τον κανόνα του "λιγότερο είναι περισσότερο" (και το μέγιστο πέντε)

Προσκαλέστε περισσότερους ανθρώπους στη συνάντηση σημαίνει επίσης ανοιχτή πόρτα σε περισσότερες φωνές, περισσότερη απόσπαση της προσοχής και περισσότερες διακοπές. Όσο περισσότεροι άνθρωποι στη συνάντηση, τόσο λιγότερες πιθανότητες είναι να εστιάσετε στο θέμα που έχετε επιλύσει.

Σε αυτό το άρθρο σχετικά με τις συναντήσεις που δημοσιεύονται στο LinkedIn, συνιστούν να σταθμίζετε προσεκτικά τους συμμετέχοντες στη συνάντηση: "Αν πρόκειται να προσκαλέσετε περισσότερα από δέκα άτομα στη συνάντησή σας, μπορεί να είναι ένα σημάδι τεμπελιάς. Σκεφτείτε τις συναντήσεις σας ως εκδηλώσεις VIP. Περιορίστε τις προσκλήσεις σας στους επαγγελματίες που είναι ζωτικής σημασίας για την αντιμετώπιση του θέματος που σας ενδιαφέρει. Και κατά κανόνα: προσπαθήστε να είστε πέντε ή λιγότεροι ακόμα".

Ο ειδικός μας Sonia R. Muriel συμφωνεί επίσης με αυτό το σημείο: "Μην καλέσετε δεξιά και αριστερά, κάντε το με το κεφάλι σας και σκεφτείτε πραγματικά τους ανθρώπους που πρέπει να είναι παρόντες. Αν πρόκειται να καλέσετε κάποιον ως ακροατή, είναι πολύ πιθανό ότι η παρουσία σας δεν είναι απαραίτητη, εκτός από την επένδυση του χρόνου. "

2.- Απαγορεύεται τεχνολογικά gadgets κάθε είδους.

Έχει πάει πολλές φορές στον Τύπο ότι δεν είμαστε πλέον αστείο: σημαντικοί χαρακτήρες από τη δημόσια ζωή πολύ αποσπούν την προσοχή λόγω του Candy Crash ή οποιουδήποτε μικρού παιχνιδιού στα tablet ή τα κινητά τους.

Και φαίνεται ότι αυτή τη στιγμή κάποιος φέρνει ένα gadget αυτών σε μια συνάντηση, θα καταλήξετε να κάνετε τίποτα (ελέγξτε το χρηματιστήριο σας, κοιτάξτε το Instagram του γαμπρού σας, περπατήστε γύρω από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα ή παίξτε να εκραγεί χρωματιστά ζελέ φασόλια ) κατά την είσοδο και έξοδο από την κύρια συζήτηση, η οποία στο τέλος αυτό σημαίνει ότι έχετε αφιερώσει μόνο το 50% της προσοχής σας σε ό, τι ήταν περίπου.

Εάν βρίσκεστε σε μια συνάντηση με έξι ή επτά άτομα και περισσότερο από το ήμισυ κοιτάζετε το τηλέφωνό σας, τον υπολογιστή σας ή το tablet σας, υποθέστε ότι: αυτοί οι άνθρωποι δεν βρίσκονται στη σύσκεψη, τα κεφάλια τους βρίσκονται σε άλλα πράγματα και δεν θα συμβάλλουν καθόλου σε τίποτα. "Σε ορισμένες εταιρείες, τα κινητά τηλέφωνα και άλλες συσκευές αφαιρούνται από τους συμμετέχοντες πριν εισέλθουν στην αίθουσα συσκέψεων. Είναι μια καλή φιλοσοφία επειδή εξασφαλίζετε ότι δεν αποσπούν την προσοχή σε άλλα θέματα εκτός της συνάντησης και θα θέλουν να ολοκληρώσουν σύντομα να ελέγξουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα ", εξηγεί ο ειδικός μας στον τομέα των ανθρώπινων πόρων.

Μπορείτε να μας θυμίσετε την εποχή του σχολείου, αλλά αναγκάζοντας τον καθένα να αφήσει ηλεκτρονικά gadgets στην πόρτα του δωματίου μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των παρευρισκομένων, να κάνει τη συνεδρίαση λιγότερο διακοπή, πιο σύντομη και πιο συνοπτική. "Κάθε φορά που ένα τηλέφωνο χτυπά ή εκπέμπει έναν ήχο ειδοποίησης για να διαβάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα, θα πρέπει να σταματήσετε τη συνάντηση και να συνεχίσετε το ζήτημα μετά από μερικά δευτερόλεπτα, κάτι που είναι αντιπαραγωγικό στις ιδέες, καθυστερεί την πρόοδο, συγκέντρωση κλπ. "

Η Eva Cantavella, ειδικός στη βελτιστοποίηση της συνάντησης, το διευκρινίζει πρέπει να κάνετε μια διάκριση: "Θα διαχωριζόμουν, αφενός, τα κινητά τηλέφωνα, τα οποία δεν θα απαγορεύσω (και η λέξη καλεί την ανάκαμψη ...), αλλά αν θα ρωτούσα το ρητορικό ερώτημα που μας προσκαλεί να μην τα χρησιμοποιούμε" για να αποφύγουμε στρεβλώσεις, νομίζετε ότι αν θέσουμε το κινητό σε λειτουργία αεροπλάνου και εμείς σε συμμετοχική λειτουργία; "

Η απαγόρευση των ηλεκτρονικών υπολογιστών ή των δισκίων, κατά την άποψη της Eva, είναι να πάει όλο και περισσότερο ενάντια στην πρόοδο, οι συμμετέχοντες σημειώνουν αυτά τα εργαλεία. Είναι καλύτερο να διασφαλιστεί η σωστή χρήση τους.

3.- Εκχώρηση ενός ηγέτη και εκχώρηση συγκεκριμένων εργασιών

Δεν πρόκειται για κάποιον που έχει την τελευταία λέξη, αλλά ναι να οδηγήσει τη συζήτηση, προσπαθήστε οι υπόλοιποι συμμετέχοντες να μην περάσουν από τους λόφους της Úbeda, να ανακατευθύνουν τη συζήτηση και να είναι υπεύθυνοι για τον εντοπισμό έγκυρων ιδεών ή για την παρακολούθηση εκείνων που δεν οδηγούν πουθενά και χάνουν χρόνο. Για τη Σόνια είναι απαραίτητο "Όποιος παραπέμπει στη συνάντηση, τον κατευθύνει και ελέγχει την εποχή. Όπως και ο τόνος, και αν σε κάθε περίσταση τερματίζει, χαλαρώνει το περιβάλλον." Αλλά υπογραμμίζει επίσης τη σημασία αυτού του ηγέτη να παρακολουθεί "Ξεκινήστε τη συνάντηση εγκαίρως, με σεβασμό για όσους είναι ακριβείς και για να δημιουργήσετε μια κουλτούρα ακρίβειας στην εταιρεία".

Ο ηγέτης θα λάβει υπόψη όλα όσα σχετίζονται και τις συνεισφορές κάθε μέλους της ομάδας, έτσι ώστε να μην χάνονται οι θεμελιώδεις πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε ότι κανείς δεν αποσπάται από την προσοχή, να είναι ακριβής και να αναθέτει εργασίες μετά τα συμπεράσματα. Και όπως σημειώνει η Σόνια: "Μην επιτρέπετε να επιστρέψετε σημεία που έχουν ήδη συζητηθεί σε όλη τη διάρκεια της συνάντησης."

Μια άλλη επιλογή είναι εκχωρήσετε συγκεκριμένες και μεμονωμένες εργασίες. Στην Apple, για παράδειγμα, έχουν ένα πολύ περίεργο σύστημα για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις συναντήσεις: χωρίζουν τις εργασίες και το καθένα εκχωρείται απευθείας σε έναν υπάλληλο. Κάνοντας αυτό το άτομο υπεύθυνο για το συγκεκριμένο έργο είναι ο τρόπος να γίνουν πραγματικά υπεύθυνοι για την πραγματοποίησή του πριν από την επόμενη συνεδρίαση. Κάτι που λειτουργεί πολύ καλύτερα από το να αναθέτει τα ίδια καθήκοντα σε ομάδες, στις οποίες οι άνθρωποι μπορούν να ξεφύγουν πιο εύκολα.

Και φυσικά, όπως επισημαίνει η Σόνια, είναι απαραίτητο υπενθυμίζουμε στους συμμετέχοντες ότι είναι απαραίτητο να παραστούν στη συνάντηση με το υλικό που έχει εργαστεί και ετοιμάζεται

4.- Εξαλείψτε τις θέσεις

Θα ήταν μια θαυμάσια θάλασσα για να εξαλείψει τα καθίσματα και να έχει ο καθένας να παίζει το παιχνίδι της καρέκλας κατά τη διάρκεια της συνάντησης, αλλά αυτό που οι εμπειρογνώμονες προτείνουν πηγαίνει πολύ περισσότερο: ότι κανείς δεν αισθάνεται καθόλου. Η δαπάνη υπερβολικού χρόνου στα πόδια σας είναι δυσάρεστη για όλους και η φόρμουλα για να φτάσει εκείνοι που πρέπει να παρουσιάσουν ένα ζήτημα να το κάνουν όσο το δυνατόν γρηγορότερα, με ελάχιστες παρακάμψεις και περιπλοκές. Η στάση σας βοηθά να φτάσετε στο σημείο και να μην σπαταλάτε το χρόνο σας διαβουλεύοντας τις σημειώσεις σας ξανά και ξανά ή σπαταλώντας το χρόνο σας κοιτάζοντας σας smartphone.

Πρόκειται για τη διοργάνωση σύντομων και συνοπτικών συναντήσεων, με πολλά μέλη της ομάδας να σχηματίζουν έναν κύκλο για την επίλυση του θέματος που πρέπει να αντιμετωπιστεί γρήγορα. Και όπως μας λέει η Σόνια, αυτό μας επιτρέπει επίσης καλέστε μια συνάντηση μόνο όταν είναι απαραίτητο, μερικές φορές οι περισσότερες συνεδριάσεις δεν εξυπηρετούν την επίτευξη του στόχου.

5.- Βάλτε ένα χρονικό όριο

Και αν είναι απαραίτητο, κλείστε τους ανθρώπους όταν φτάσετε εκείνη την εποχή. Ή τα βγάζετε από το δωμάτιο. Ο καθορισμός μιας προθεσμίας για να ολοκληρωθεί και η πίστη σε αυτήν είναι ένας από τους τρόπους να αναγκαστούν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση να χρησιμοποιηθούν διεξοδικά για την επίλυση των ζητημάτων που πρέπει να συζητηθούν και να μην σπαταλήσουν χρόνο. Το σημαντικό είναι "κλείστε με μια σύντομη επισκόπηση του τι συζητήθηκε και των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί αν υπάρχουν", όπως λέει η Sonia R. Muriel.

Από την άλλη πλευρά, εάν όλοι στη δουλειά σας γνωρίζουν ότι οργανώνετε συναντήσεις όπου εισέρχονται και φεύγουν εγκαίρως, Θα χαρούν να παρακολουθήσουν και να συμμετάσχουν στις προτάσεις σας. Επειδή δεν θα χάσετε το χρόνο σας, επειδή γνωρίζουν ότι ο χρόνος τους εκτιμάται.

Στην Trendencias | Εννέα διασημότητες που εργάστηκαν σε πολύ βαρετά πράγματα πριν από την επιτυχία και τι μπορούμε να μάθουμε από αυτά

Βίντεο: 5 Τρόποι Να Βγάλεις 500 Γρήγορα! (Απρίλιος 2020).

Loading...